Cotización · Chatbot de admisión con IA para el colegio
El apoderado escribe a las 11 de la noche. La cita queda agendada igual.
Un chat propio dentro de la web del colegio, con IA, que registra al interesado, lee el Google Calendar real de admisión, ofrece solo los bloques libres, crea la cita y manda los recordatorios por correo. Un solo pago, sin plataformas de terceros y sin mensualidad obligatoria: el sistema queda instalado en las cuentas del colegio.
Preparado para
IVÁN ROJAS · PROYECTO COLEGIO
Validez
15 días calendario
Moneda
Dólares (USD) + IGV
01
El alcance, dicho sin letra chica
Esta versión es la que conversamos: chat propio en la web, registro, disponibilidad real de Google Calendar, reserva y recordatorio por correo. Nada de WhatsApp, nada de GoHighLevel, nada de panel aparte. Todo lo que sobraba se sacó para que el precio baje y el sistema quede simple de mantener.
SÍ HACE
Atiende 24/7 en el chat de la web del colegio
Pide y valida los datos antes de dejar agendar
Consulta Google Calendar y muestra solo horas libres
Crea la cita en el calendario de admisión
Envía recordatorio por correo, 2 días antes y 1 hora antes
Reprograma y cancela desde el mismo chat
Responde dudas frecuentes de admisión con la información cargada
Deriva a una persona cuando la consulta se sale del guion
FUERA DE ESTA ETAPA
WhatsApp: no se conecta ninguna línea ni se paga saldo de Meta
Panel de reservas propio: se trabaja sobre Google Calendar y nada más
Recordatorios por WhatsApp o SMS
Subida y validación de documentos del apoderado (fase 2)
Cobros, links de pago o matrícula en línea
Inventar horarios, vacantes o requisitos que no estén cargados
La regla dura del asistente: si el dato no está en el calendario o en la información que cargó el colegio, lo dice y deriva. Nunca completa con una suposición, que es justo donde los bots genéricos queman la confianza del apoderado.
02
De la primera línea a la cita confirmada
Seis pasos. Los dos en negro son compuertas de control: si no se cumplen, el flujo no avanza y no se crea nada en el calendario.
1
Entrada
Abre el chat en la web del colegio
Widget propio, con los colores y el logo del colegio, embebido en la página de admisión y en el resto del sitio. No es un iframe de una plataforma de terceros.
2
Compuerta · Registro
La IA pide los datos y los valida
Nombre del apoderado, nombre y grado del postulante, correo y teléfono. Si el correo tiene mal formato o falta un dato, no pasa al calendario: lo vuelve a pedir.
3
Disponibilidad
Consulta el Google Calendar en vivo
Lee los bloques ocupados del calendario de admisión o del tutor y arma las opciones libres según duración de la entrevista, horario de atención y tiempo entre citas.
4
Compuerta · Confirmación
El apoderado elige y confirma
Se muestran tres opciones concretas de día y hora. Sin confirmación explícita no se crea nada, y el horario se vuelve a verificar en el momento de reservar para evitar dobles reservas.
5
Reserva
La IA crea el evento en el calendario
El evento queda con el nombre del apoderado, el del postulante, el grado, el teléfono y el correo en la descripción. La invitación llega al instante a los dos lados.
6
Recordatorios
Correo 2 días antes y 1 hora antes
Automáticos, con la lista de documentos que debe traer y el link para reprogramar o cancelar. Si se cancela, el horario vuelve a quedar libre para el siguiente que escriba.
🎓
ADMISIÓN · ASISTENTE
en línea
Buenas noches, quiero información para matricular a mi hija en primero de primaria
Buenas noches 👋 Con gusto. Para ver la agenda de admisión necesito tres datos: su nombre completo, un correo y un teléfono.
Rosa Medina, rosa.medina@correo, 987654321
Gracias, señora Rosa. El correo rosa.medina@correo parece incompleto, le falta el dominio. ¿Me lo confirma?
rosa.medina@correo.com
Listo. ¿La entrevista sería para visita al colegio o para entrevista de admisión?
Entrevista de admisión
Consultando Google Calendar
La entrevista toma 40 minutos y quedan estos horarios: jueves 21 a las 10:00, jueves 21 a las 16:30 o viernes 22 a las 09:15. ¿Cuál le queda?
El jueves 10 de la mañana
Confirmo: jueves 21 de agosto, 10:00, entrevista de admisión para primero de primaria. ¿La reservo?
Sí
Cita creada en el calendario
Reservado. Le llegó la invitación al correo con la lista de documentos. Le recuerdo el martes 19 y otra vez una hora antes.
¿Y a mi hija le van a tomar un examen ese día?
Esa parte la define el equipo de admisión y prefiero no responderla yo. Le paso su consulta y la contactan desde el colegio.
El último intercambio es a propósito: el asistente admite lo que no le corresponde y deriva, en vez de inventar una respuesta que después el colegio tiene que desmentir.
03
Un solo pago, con la capacitación adentro
Una sola línea, sin escalones ni versiones. El desarrollo, la puesta en marcha y la capacitación al equipo técnico del colegio entran en el mismo precio.
Pago único · todo incluido
CHAT DE ADMISIÓN A MEDIDA
USD 1,600 + IGV, pago único
Sin mensualidad obligatoria. Sin licencias de plataformas de terceros.
- Widget de chat propio, integrado al diseño de la web del colegio
- Asistente de IA con el guion de admisión escrito y aprobado por ustedes
- Registro con validación de datos antes de tocar el calendario
- Google Calendar API nativa, con reglas por tipo de cita, duración y buffer
- Reprogramación y cancelación desde el mismo chat
- Recordatorios por correo a 2 días y a 1 hora, con la lista de documentos
- Derivación a una persona cuando la consulta se sale del guion
- Registro de conversaciones y citas en la base de datos del colegio
- Capacitación al desarrollador del colegio, incluida: dos sesiones grabadas, entrega del código y documentación de despliegue
- Código, guion, flujos y data quedan a nombre del colegio
La capacitación estaba cotizada aparte en USD 200. En esta versión entra sin costo, porque el modelo es justamente que el equipo del colegio se quede operando el sistema.
| Concepto | Modalidad | Inversión |
|---|
| Chat de admisión con IA, llave en mano | Pago único | USD 1,600 + IGV |
| Capacitación al desarrollador del colegio | Incluida | USD 0 |
| Soporte y mantenimiento mensual | Opcional, ver sección 04 | USD 500 + IGV /mes |
| El pago único se factura 50% al iniciar y 50% contra la demo funcional aprobada. El soporte mensual es opcional y se puede activar o desactivar después, no condiciona la entrega. Los costos de infraestructura y de consumo del modelo de IA corren por cuenta del colegio, en sus propias cuentas y a costo directo del proveedor. Todos los valores son + IGV. |
04
Soporte mensual, opcional de verdad
El sistema se entrega funcionando y capacitado. De ahí en adelante hay dos caminos, y los dos son válidos: que el colegio lo opere, o que lo operemos nosotros.
Opción A · por defecto
LO OPERA EL COLEGIO
USD 0 /mes
- El sistema corre en la infraestructura y las cuentas del colegio: servidor, base de datos y llave del modelo de IA
- El desarrollador capacitado ajusta el guion, los horarios y los textos
- Código y documentación de despliegue entregados
- 30 días de garantía sobre errores de lo entregado, sin costo
- Si más adelante necesitan algo puntual, se cotiza por hora
Opción B · si prefieren no depender de una sola persona
SOPORTE FLAMA
USD 500 + IGV /mes
- Monitoreo del asistente y aviso proactivo si deja de responder o de leer el calendario
- Corrección de fallas con tiempo de respuesta comprometido en horario laboral
- Ajustes de guion, horarios, tipos de cita y textos de los correos, sin costo adicional
- Mejoras menores del flujo cada mes, priorizadas por ustedes
- Reporte mensual de citas agendadas, canceladas e inasistencias
- Actualizaciones cuando cambian las APIs de Google o del modelo de IA
- Sin permanencia: se corta con 30 días de preaviso y el sistema sigue funcionando
Lo que el soporte no incluye: el consumo de infraestructura y de IA, que se paga a costo directo al proveedor con la cuenta del colegio, y las funcionalidades nuevas, que se cotizan aparte.
05
Lo que sigue después, cuando toque
Queda anotado para que nadie descubra el costo a mitad de camino. Nada de esto está incluido ni cotizado en este documento.
Documentos del apoderado con IA
Fase 2
Subida de documentos desde el mismo chat, lectura y validación automática, y aviso al colegio de lo que falta o está vencido. Es la fase que conversamos: se cotiza cuando la fase 1 esté en producción.
WhatsApp oficial
A cotizar
El mismo asistente atendiendo también por WhatsApp Cloud API. Implica verificación del negocio ante Meta y saldo de conversaciones pagado por el colegio, por eso queda fuera hoy.
Integración con el sistema académico
A cotizar
Que la cita y el registro entren directo al ERP académico o al CRM del colegio, en vez de quedarse en el calendario y la base de datos.
📋
FASE 1 · DÍAS 1 A 3
Levantamiento
- Sesión de 45 minutos con admisión y con el desarrollador del colegio
- Tipos de cita, duración, horarios y documentos que se piden
- Accesos: Google Calendar, web del colegio y cuentas de infraestructura
- Guion del asistente aprobado por escrito
🔧
FASE 2 · DÍAS 4 A 12
Construcción
- Widget embebido en la web y conectado al calendario
- Flujo de registro, disponibilidad y reserva
- Recordatorios por correo a 2 días y 1 hora
- Demo funcional con el calendario real del colegio
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FASE 3 · DÍAS 13 A 15
Pruebas, capacitación y salida
- Batería de casos difíciles, incluida la doble reserva
- Capacitación al desarrollador y entrega del código
- Semana de acompañamiento en vivo
- Asistente operando y agenda de admisión llenándose sola
Quince días hábiles desde que están los accesos. Sin WhatsApp no hay verificación de negocio ante Meta, así que no hay días de espera de terceros: el plazo depende solo de ustedes y de nosotros.
Pago único: 50% al iniciar y 50% contra la demo funcional aprobada.
Soporte mensual: opcional, sin permanencia, con preaviso de 30 días.
Garantía: 30 días sobre errores de lo entregado, aunque no tomen el soporte.
Infraestructura: servidor, base de datos y llave del modelo van en las cuentas del colegio, a costo directo.
Google Calendar: el colegio da acceso al calendario que se va a usar y sigue siendo suyo.
Propiedad: código, guion, flujos y datos son del colegio una vez pagado el 100%.
Capacitación: dos sesiones con el desarrollador del colegio, grabadas y con documentación.
Alcance: lo listado en la sección 01. Todo lo demás se cotiza aparte.
Validez: 15 días calendario desde la fecha de esta cotización.
Precios: todos los valores son + IGV.
ANTES DE PAGAR EL SALDO
Primero lo ven agendando de verdad
La segunda mitad se paga contra una demo funcional con el calendario real del colegio y una cita de prueba de punta a punta, incluido el correo de recordatorio. Si en esa demo el asistente no reserva bien, no se paga el saldo.
Arrancamos con los accesos y en 15 días está atendiendo 🔥
Con el calendario de admisión y la web a la mano, la demo está lista en menos de dos semanas.
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